Lavoro da remoto: il cambiamento è alle porte

E’ palese che qualcosa stia cambiando nel modo di affrontare il lavoro. Nel periodo di lockdown da Coronavirus, il 55% delle aziende ha adottato la modalità remote working, come sottolinea il sondaggio lanciato da Capterra che ha coinvolto 3.108 dipendenti di piccole e medie imprese che hanno lavorato in remoto e a tempo pieno durante la quarantena, in Spagna, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi e Regno Unito. I partecipanti provengono da svariati settori commerciali e rappresentano diversi livelli di anzianità.

Il seguente grafico riporta i tre principali insight legati alla percezione del lavoro da remoto da parte dei dipendenti delle aziende europee. Il riscontro sembra essere molto positivo e rafforza un trend già in atto: già a fine 2019, Gartner aveva predetto che entro il 2030 sarebbe aumentata di almeno il 30% la domanda di remote working a livello globale, in quanto modalità di lavoro preferita dalla Generazione Z. Adesso, complice il lokdown, sta cominciando una nuova fase che richiederà un cambio di mentalità e una maggiore flessibilità tanto a livello europeo quanto a livello italiano.

Le linee guida per il lavoro da remoto

Gli analisti di Capterra hanno chiesto alle aziende coinvolte nel sondaggio quali linee guide hanno inviato ai dipendenti per organizzare al meglio il remote working. Sono emersi i seguenti dati:

  • il 36% ha dato direttive sui meeting che avrebbero dovuto tenere a distanza;
  • il 35% ha dato specifiche informazioni su come gestire le ore lavorative. Infatti, lavorando da casa aumenta il rischio di non organizzare al meglio il tempo o di fare delle ore in più;
  • il 34% ha dato delle linee guida generali su come gestire la comunicazione da remoto, ma come vedremo ci sono state diverse lacune e difficoltà, sottolineate dai dipendenti;
  • il 30% si è concentrato sul regolare l’utilizzo di device personali per questioni lavorative.

5 vantaggi e 5 sfide per il remote working a livello europeo

I paesi che hanno amato di più lavorare da casa sono stati la Spagna (80%) e l’Italia (75%), mentre la percentuale è più bassa in paesi come la Gran Bretagna (68%) e l’Olanda (62%). Questa differenza molto probabilmente è dovuta al fatto che nei paesi del mediterraneo il lavoro da remoto finora era ancora poco diffuso, quindi i vantaggi portati dalla quarantena forzata sicuramente si sono fatti sentire di più.

I vantaggi principali? Vanno dall’assenza di spostamenti per recarsi in ufficio, con un conseguente risparmio di tempo normalmente impiegato in coda nel traffico, cosa che incide su umore e livelli di stress del lavoratore, a una maggiore produttività.

Le sfide invece riguardano aspetti più tecnici e di relazione, con i colleghi e con i clienti.

Consigli per la produttività e la comunicazione

Sulla base dei dati analizzati, emerge quindi che per le PMI italiane ottenere un buon livello di comunicazione e mantenere la concentrazione e il giusto livello di produttività sono due priorità a cui dare seguito, soprattutto se il lavoro da remoto verrà sempre più non solo utilizzato ma anche richiesto. Ecco alcuni dei consigli forniti da Brian Kropp (Vice-President di Gartner dell’area di ricerca) per aiutare i dipendenti a migliorare la produttività e la comunicazione per il remote working:

1. Fornire gli strumenti giusti ai dipendenti

I dipendenti delle PMI devono poter utilizzare la tecnologia di cui hanno bisogno per fare al meglio il proprio lavoro. Da una precedente analisi di Capterra Italia sul livello di digitalizzazione delle imprese pre-Covid, era già emerso che il 75% dei dipendenti riscontrava un reale beneficio nel proprio lavoro dall’utilizzo dei software. Vista l’evoluzione portata dalla pandemia questo numero probabilmente potrebbe salire ulteriormente.

2. Focalizzarsi sui risultati piuttosto che sui processi

Una maggiore flessibilità e l’introduzione del lavoro da casa in modo più strutturato porterà a dover cambiare mentalità: bisogna lasciarsi alle spalle la vecchia logica del controllo legata fortemente al fatto di vedere fisicamente i dipendenti mentre lavorano. Il datore di lavoro e responsabili devono iniziare a focalizzarsi sui risultati effettivi del dipendente, definendo obiettivi precisi per avere una visione chiara delle responsabilità e monitorare meglio gli effettivi livelli di produttività. È necessario quindi focalizzarsi sul lavoro portato a termine, non sulle ore lavorate in una giornata.

3. Comunicare bidirezionalmente

Oltre a facilitare la comunicazione fra i dipendenti e fra datore di lavoro/manager e dipendenti, c’è un’altra grande sfida da affrontare: instaurare un dialogo reciproco fra manager e dipendenti. Da un lato, i dipendenti devono comprendere le decisioni e i bisogni aziendali e dall’altro il management deve comprendere le sfide, i desideri e le preoccupazioni dei dipendenti.

Infine, per migliorare la comunicazione con il proprio team, soprattutto se si lavora da remoto, è consigliato:

1. Programmare riunioni di aggiornamento

I meeting possono avere cadenza giornaliera o settimanale, a seconda delle esigenze del singolo gruppo di lavoro. Tanto da remoto quanto in ufficio, organizzare meeting di aggiornamento aiuta a tenere informati tutti i dipendenti sullo stato di avanzamento dei lavori e su eventuali cambiamenti.

2. Programmare sessioni di brainstorming

In tempi di grandi cambiamenti le nuove idee possono fare la differenza nel successo di un business. I dipendenti si sentiranno più coinvolti se potranno esserne parte attiva e se potranno condividere le loro idee, quindi è ideale pianificare sessioni fisse (una o due volte al mese) di brainstorming per confrontarsi con i propri dipendenti.

3. Scegliere lo strumento adeguato

Per ogni tipo di comunicazione serve la modalità adeguata, si deve quindi comprendere cosa si deve comunicare per decidere con quale strumento comunicarla (telefono, chat aziendale, email, ecc.). In alcuni casi, se si vuol adottare un approccio integrato e strutturale serve acquistare un software adeguato e per farlo bisogna stare bene attenti a quale esigenza bisogna risolvere e cosa potrebbe risolverla. 

A questo punto lo smart working potrebbe diventare un modello continuativo che sull’esperienza maturata in questo periodo potrebbe portare soltanto enormi vantaggi.

I vantaggi dello Smart Working per i lavoratori

  • Creazione di un rapporto fiduciario con il proprio manager e con i colleghi;
  • Maggior consapevolezza del proprio lavoro e dei propri obiettivi e opportunità di crescita professionale e personale;
  • Maggior flessibilità a lavoro sia in termini di orari (non esiste più l’8–17 e timbro del cartellino) sia in termini di spazi (lavoro da coworking, da casa, da parco, da filiale, da qualsiasi posto, garantendo la sicurezza dei dati);
  • Possibilità di lavorare in un ambiente dinamico, trasparente, innovativo e collaborativo;
  • Possibilità di gestire meglio il proprio tempo e migliorare l’equilibrio vita lavorativa – vita personale;
  • Aumento produttività: più serenità a lavoro significa più produttività.

I vantaggi dello Smart Working per le aziende

  • Riduzione dei costi. Riorganizzando gli spazi ed inserendo politiche di desk sharing, ambienti comuni, silent room, per andare incontro alla mobilità e flessibilità del lavoro, gli uffici si riducono, come i costi collegati. La riduzione dei costi è anche legata all’ottimizzazione dei processi (riduzione tempistiche, anomalie, rischi) e all’utilizzo di tecnologie collaborative che migliorano gli standard di lavoro.
  • Aumento brand awareness: un’azienda che adotta politiche di Smart Working, si distingue sul mercato ed è più attrattiva: per clienti, come per partner e – soprattutto – per futuri dipendenti. Si è più appetibili sul mercato e ci sono meno difficoltà nella ricerca di talenti.
  • Aumento produttività: lavoratore più produttivo significa team più produttivo, che a sua volta significa organizzazione più produttiva.
  • Possibilità di avere un ambiente di lavoro coeso, trasparente, collaborativo (perché il lavoratore è ingaggiato e coinvolto. Come già citato sopra nei vantaggi del lavoratore), che genera continuamente idee e le sperimenta internamente, per migliorare processi o offerta ai clienti.